En el ámbito de la consultoría orientada a la mejora de procesos y experiencia de cliente, algunos proyectos se convierten en verdaderos catalizadores del cambio interno. Más allá de la resolución de problemas operativos concretos, permiten transformar la forma en la que las organizaciones se relacionan con sus clientes, su estructura interna y su cultura de servicio.

A continuación, os explicamos un proyecto desarrollado por el equipo de Consulting C3, la unidad especializada en consultoría operativa y de experiencia de cliente de MST Holding, que ha consistido en acompañar a una organización industrial, con actividad centrada en servicios B2B, en la reordenación de su modelo operativo y relacional con el cliente.

Este tipo de iniciativas tienen como eje central la aplicación de la metodología service blueprinting, un mapa detallado que permite visualizar y ordenar, de manera estructurada, todos los flujos internos vinculados a la prestación del servicio, desde una perspectiva claramente orientada al cliente. El valor del blueprinting no reside únicamente en la documentación sistemática de lo que ya ocurre, sino en la posibilidad de rediseñar, reorganizar y optimizar todo aquello necesario para mejorar la calidad ofrecida y, sobre todo, la calidad percibida por el cliente.

El reto: estructuras fragmentadas y ausencia de visión transversal

La organización cliente presentaba una operativa sólida en cuanto a la prestación técnica de sus servicios, pero con un funcionamiento interno marcado por la compartimentación. Cada área trabajaba de forma eficiente dentro de su ámbito, pero sin una visión global del proceso completo. Esta estructura compartimentada generaba dinámicas informales de gestión que, aunque funcionaban en el día a día, dificultaban el seguimiento sistemático de los servicios prestados y, especialmente, impedían capitalizar aprendizajes y mejoras.

Además, no existía un modelo claro que articulara el recorrido completo del cliente ni mecanismos compartidos para identificar, anticipar y gestionar puntos críticos a lo largo del proceso. La falta de trazabilidad, tanto en la dimensión relacional como en la ejecución operativa, limitaba significativamente la capacidad de anticipación, dificultaba la retroalimentación efectiva y condicionaba la consistencia de la experiencia que recibía el cliente final.

En definitiva, aunque la organización cumplía con los compromisos asumidos con sus clientes, lo hacía desde una estructura que no facilitaba la eficiencia relacional ni la mejora continua. Y eso, en un entorno B2B donde la confianza, la coordinación y la personalización son factores clave, representaba una barrera para avanzar hacia un modelo de servicio más robusto y competitivo.

El enfoque: blueprinting como herramienta de análisis y diseño

La metodología aplicada permitió representar de forma visual (un mapa visual y detallado), comprensible y compartida, el conjunto de procesos y relaciones internas, alineándolos con los distintos momentos de interacción con el cliente. Esta mirada integral facilitó detectar con claridad dónde se producían desconexiones, pérdidas de información, solapamientos innecesarios o desajustes entre lo que se hacía internamente y lo que el cliente realmente necesitaba o esperaba.

La fase de análisis se nutrió de múltiples fuentes de información interna: entrevistas con responsables de área, sesiones de trabajo colaborativo, revisión documental y observación directa de flujos de trabajo. Todo ello permitió componer una imagen fiel del funcionamiento real de la organización, más allá de los organigramas formales o los procedimientos estandarizados.

Esta “cartografía relacional” sirvió para establecer una base común entre equipos y áreas que, hasta el momento, trabajaban con visiones parciales del proceso completo. Poner sobre la mesa una representación conjunta del servicio, desde la perspectiva del cliente, fue el primer gran paso hacia una cultura más colaborativa y orientada al valor que se entrega en cada interacción.

Diseño de un modelo funcional y flexible

Uno de los objetivos clave del proyecto fue establecer un esquema de funcionamiento que, sin imponer rigidez ni burocracia innecesaria, ofreciera un mayor control sobre el desempeño operativo y relacional. Para ello, se diseñó una estructura flexible, adaptable a distintas situaciones, productos y perfiles de cliente, pero con criterios homogéneos de calidad, trazabilidad, seguimiento y medición.

El modelo contempló distintos niveles de intervención en función del tipo de cliente, el ciclo de vida del servicio y la complejidad de la solución ofertada. Además, incorporó mecanismos para facilitar la coordinación entre áreas, la documentación de incidencias y aprendizajes, y la generación de información útil para la toma de decisiones estratégicas.

Otro aspecto relevante fue que el blueprint diseñado no se concibió como un elemento cerrado, sino como una herramienta viva, capaz de evolucionar con el tiempo. Para ello, se integraron mecanismos de mejora continua y procesos de revisión periódica, que permiten introducir ajustes en función de la experiencia obtenida en su despliegue y del feedback recibido tanto de clientes como de los propios equipos internos.

Resultados: mayor claridad y alineación organizativa

Entre los logros más destacados del proyecto podemos mencionar:

• La mejora en la visibilidad interna de los procesos clave, lo que permite una toma de decisiones más informada.
• La definición clara de momentos relevantes en la atención al cliente, con especial énfasis en aquellos puntos que condicionan la percepción de calidad.
• La formalización de puntos de control que permiten detectar y corregir desviaciones, sin depender exclusivamente de la proactividad individual.
• La creación de herramientas útiles para la formación interna, lo que facilita la incorporación de nuevos perfiles y asegura la transferencia del conocimiento organizativo.

Además, el proyecto generó un efecto transversal muy positivo: favoreció conversaciones internas que pusieron el foco en el cliente como eje del diseño organizativo. Esta toma de conciencia fue clave para reforzar la orientación relacional de toda la compañía, trascendiendo los límites de cada departamento y consolidando una visión común centrada en el valor aportado al cliente.

Colaboración estructural y visión estratégica

Ningún proyecto de mejora puede avanzar sin la implicación activa de los equipos ni sin el respaldo decidido de la dirección. En este caso, la combinación de ambos factores permitió no solo revisar procedimientos, sino iniciar una transformación más profunda: la que ocurre cuando las personas entienden que su trabajo impacta, directa e inequívocamente, en la experiencia y fidelización del cliente.

Trazar, medir, ordenar… no son acciones burocráticas. Son decisiones estratégicas que fortalecen la coherencia interna, mejoran la coordinación y proyectan hacia el exterior una imagen de profesionalidad, compromiso y cuidado que el cliente, especialmente en entornos B2B, valora de forma intensa y sostenida.

Porque cuando una organización transmite que cada fase del servicio está pensada, organizada y ejecutada desde la perspectiva del usuario final, el vínculo que se genera va más allá de lo funcional. Se construye confianza. Y esa confianza es, en definitiva, el mejor indicador del éxito de un proceso de blueprinting. Desde Consulting C3, unidad especializada de MST Holding, trabajamos precisamente para activar este tipo de transformaciones: estructuradas, colaborativas y orientadas a resultados tangibles, donde la experiencia del cliente se convierte en el motor del cambio organizativo.

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Consulting C3 ha puesto en marcha uno de sus proyectos más delicados e inspiradores hasta la fecha: una auditoría de atención al cliente para una reconocida firma nacional de moda femenina de alta gama, con presencia consolidada en todo el país. Esta marca, que combina elegancia, tradición y modernidad, ha confiado en Consulting C3 para emprender una transformación profunda en la experiencia de compra que ofrece a sus clientas, tanto en tienda física como online.

El proyecto, ya en fase de arranque, se basa en la metodología de Mystery Shopping y está diseñado para desarrollarse a lo largo de cuatro oleadas anuales, evaluando distintos momentos del ciclo comercial. La firma auditada —con una veintena de puntos de venta propios, una notable presencia en centros de El Corte Inglés a través de córners y un canal online cada vez más sólido— quiere afinar su modelo de relación con el cliente para hacerlo más humano, empático y consultivo.

Uno de los focos clave es el proceso de gestión de devoluciones, especialmente en el canal digital. La dirección de la marca ha expresado su voluntad de dejar atrás el esquema tradicional, en el que una devolución se acepta sin más, para evolucionar hacia un modelo en el que la venta pueda reconducirse: que el cliente no devuelva, sino que encuentre una alternativa que se ajuste mejor a su estilo y expectativas. Esto requiere una evolución profunda en el papel del personal de venta.

El reto no es menor: se busca que el equipo del front-line pase de una función meramente transaccional a un rol mucho más estratégico como asesores de imagen y moda, capaces de conocer realmente al cliente, sus gustos, necesidades y motivaciones. En definitiva, acompañarlo de forma activa en su proceso de compra y fidelización, añadiendo valor más allá de la excelencia del producto.

Este proyecto responde a una convicción creciente por parte de la propiedad de la firma: que la experiencia de compra es un elemento diferenciador tan importante como el propio diseño de las prendas. Y esa visión, lejos de ser un simple discurso, se traduce en acciones medibles.

La marca, que acumula una década como retailer, ha demostrado una notable madurez operativa y cuenta con su propio set de KPIs e indicadores de calidad. En este proyecto, dichos indicadores no solo se respetan, sino que se integran activamente en el sistema de explotación de datos mediante la plataforma eAlicia, herramienta que será el soporte central de toda la medición y análisis del desempeño del servicio.

Es especialmente destacable que, a pesar de su trayectoria, esta es la primera vez que la firma aborda una auditoría de atención al cliente de este tipo. Se trata de un paso firme hacia la mejora continua y una demostración de apertura a nuevas prácticas para reforzar su posición en un mercado altamente competitivo.

Consulting C3 ha sido seleccionada como socio estratégico tras varias reuniones con la dirección de la marca, que reconoció en el enfoque de la firma una especialización en auditorías operativas en el sector retail, y una sensibilidad concreta hacia la mejora de la experiencia de cliente en sectores de venta asistida.

El proyecto cobra aún más valor si se tiene en cuenta el carácter histórico de la firma auditada. Aunque joven como marca de moda independiente, su origen se remonta a una de las sagas familiares más influyentes del sur de España, con raíces que entrelazan tradición ganadera, vitivinícola y textil. Una herencia que, sin necesidad de ser nombrada, proyecta elegancia, legado y cultura en cada prenda. Hoy, esta nueva generación empresarial está demostrando que también sabe mirar hacia el futuro.

Así, Consulting C3 acompaña este proceso con una auditoría multicanal que evalúa no solo las tiendas físicas, sino también la atención telefónica, los formularios de contacto, el servicio en redes sociales y la asistencia postventa. Todo el proceso está concebido no como una inspección, sino como una herramienta para observar, aprender y evolucionar. No se levanta testimonio audiovisual: los datos recabados se centran en la experiencia y se procesan siempre de forma anonimizada y constructiva, con el foco puesto en la mejora. Este proyecto no solo habla de una marca de moda. Habla de una nueva forma de entender el lujo: como cercanía, cuidado, y capacidad para conectar emocionalmente con quien compra. Consulting C3 se enorgullece de ser parte de esa evolución.

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En el mundo de los seguros, donde cada llamada puede ser el reflejo de una urgencia, una duda trascendental o incluso una crisis, la voz al otro lado del teléfono no es solo un canal de atención: es la encarnación de la compañía. Un solo error en la gestión de una consulta puede derivar en la pérdida de un cliente o, peor aún, en un problema legal.

En un sector donde la confianza es el activo más valioso, la formación de los agentes de un contact-center no puede ser un simple requisito. Debe ser la columna vertebral de una atención que marque la diferencia, fidelice clientes y garantice la sostenibilidad del negocio.

Pero, ¿qué convierte a un programa de formación en algo realmente efectivo? La respuesta no es sencilla, porque no basta con ofrecer un guion de respuestas ni con un manual de procedimientos. En los seguros, cada conversación es única y está cargada de matices: un asegurado que busca tranquilidad, un cliente que analiza coberturas con lupa, un accidentado que necesita asistencia inmediata. En este contexto, la formación tiene que ser mucho más que un entrenamiento técnico; debe ser un proceso dinámico y en constante evolución.

1. El conocimiento: la base de la confianza

Un estudio de Accenture reveló que el 64% de los clientes de seguros cambiarían de compañía si perciben que la atención que reciben no es clara o confiable. La clave para evitarlo es dotar a los agentes de un conocimiento sólido que les permita gestionar cualquier consulta con seguridad y precisión.

Los agentes deben conocer a fondo los productos que ofrecen, comprender cada cláusula, cada exclusión y cada beneficio, no solo para vender, sino para orientar con honestidad. En la venta de seguros, las medias verdades o la falta de claridad en los términos de una póliza pueden llevar a malentendidos que impacten la reputación de la empresa y generen conflictos legales.

Estrategias clave en formación de producto:
– Simulaciones de casos reales con diferentes escenarios de clientes.
– Evaluaciones periódicas sobre cambios normativos y de mercado.
– Módulos especializados por tipos de seguros (vida, hogar, salud, automóviles).

Caso real: Una aseguradora en Reino Unido implementó un sistema de certificaciones internas por nivel de experiencia. En menos de un año, la tasa de errores en la información proporcionada se redujo en un 35%, y la satisfacción del cliente mejoró en un 20%.

Dato clave: Según un informe de McKinsey, las aseguradoras que invierten en formación especializada reducen los tiempos de resolución en un 30% y mejoran la tasa de retención de clientes en un 18%.

Tendencias actuales:

• Uso de plataformas de aprendizaje adaptativo: Mediante inteligencia artificial, se ajusta la formación a las necesidades individuales de cada agente.
• Implementación de certificaciones internas gamificadas: Motivando a los agentes con niveles progresivos de especialización.
• Formación basada en análisis de datos: Detectando patrones en la resolución de consultas para adaptar los entrenamientos.

2. La empatía: el arte de acompañar en los momentos clave

El seguro no es un producto que se compra con entusiasmo. Nadie sueña con contratar un seguro de hogar o de vida; lo hace porque sabe que algún día puede necesitarlo. Y cuando llega ese momento, lo último que necesita es una respuesta fría y mecánica.

Ejemplo: Un cliente llama tras un accidente en carretera. Si el agente responde de manera impersonal y centrada en procesos, el cliente sentirá frustración. Si, en cambio, el agente muestra empatía y guía la conversación con seguridad, la percepción será completamente diferente.

Estrategias de formación en empatía:
– Uso del lenguaje positivo para generar confianza.
– Entrenamiento en escucha activa y comunicación efectiva.
– Simulaciones con actores que interpretan situaciones reales.

Caso de éxito: Una aseguradora en España desarrolló una formación centrada en empatía con role-plays de atención en siniestros complejos. Tras seis meses, la tasa de satisfacción en atención al cliente aumentó en un 22% y las quejas en la resolución de siniestros disminuyeron en un 18%.

Enfoque innovador: Algunas aseguradoras han incorporado entrenamiento en realidad virtual (VR), donde los agentes pueden experimentar escenarios en primera persona para mejorar su capacidad de respuesta emocional.

3. La tecnología como aliada, no como barrera

El sector asegurador ha cambiado drásticamente en la última década. Hoy, más del 50% de las interacciones con aseguradoras comienzan en canales digitales como WhatsApp, email o asistentes virtuales. Sin embargo, el teléfono sigue siendo crítico en la resolución de casos complejos y en la fidelización de clientes.

Cómo integrar la tecnología en la formación de agentes:
– Capacitación en el uso de CRMs avanzados y herramientas omnicanal.
– Simulaciones con chatbots para entrenar a los agentes en intervenciones híbridas.
– Casos prácticos de resolución de incidencias con IA.

Caso real: Una aseguradora en Alemania incorporó entrenamiento en asistentes IA para sus agentes. En menos de un año, los tiempos de resolución se redujeron en un 30%, y la satisfacción del cliente en canales digitales aumentó en un 25%.

Tendencia: Las aseguradoras que implementan sistemas híbridos (IA + agente humano) han reducido los costos operativos en un 20% y han aumentado la resolución en la primera llamada en un 15%.

4. Evaluación y mejora continua en la formación

La formación efectiva no es un proceso estático. Las aseguradoras más avanzadas han integrado sistemas de feedback y mejora continua que permiten ajustar la formación según las necesidades del negocio y de los clientes.

KPIs clave para medir la formación:
– First Call Resolution (FCR): Agentes bien formados resuelven más consultas en la primera llamada.
– Net Promoter Score (NPS): Un buen nivel de formación genera clientes más satisfechos.
– Tiempo Medio de Gestión (AHT): La formación modular permite reducir tiempos sin sacrificar calidad.

Caso de éxito: Una compañía-cliente realizó ajustes en con nosotros en su modelo formativo basándose en KPIs. En menos de un año, redujo el tiempo medio de gestión en un 15%, mientras que la satisfacción del cliente aumentó en un 12%.

Conclusión: la formación como inversión estratégica

Las aseguradoras que priorizan la capacitación continua logran mayor retención de clientes, menor índice de quejas y una percepción más positiva de la marca.

Porque al final, un buen seguro protege bienes, salud o vida. Pero un buen agente de seguros protege algo aún más valioso: la tranquilidad de sus clientes. Y eso solo se logra con preparación, conocimiento y un compromiso genuino con el servicio.

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