Organiza tu jornada de trabajo y llega a la cumbre de la montaña con el método ALPEN
El método ALPEN es perfecto para organizar tu jornada laboral. Actualmente, ante una situación de constantes cambios e incertidumbre, la adaptación a jornadas de trabajo, a veces infinitas, es fundamental organizar nuestra jornada con eficacia. Para ello, presentamos el Método ALPEN.
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¿Qué es el Método ALPEN?
Es el pico de eficiencia: Con el Método ALPEN puedes hacer un uso más eficiente de tus horas de trabajo con un esfuerzo mínimo.
Su nombre proviene de la cadena montañosa europea y, para algunos, se trata de la cumbre de la autoorganización: El Método ALPEN. Este término se refiere una técnica sencilla que se ha hecho muy popular y que te ayuda a gestionar tu tiempo o, en otras palabras: A estructurar de forma óptima tu autogestión.
Esta técnica fue desarrollada por el economista y experto en gestión del tiempo Profesor Lothar J. Seiwert. “El Método ALPEN es tan simple como efectivo”, cuenta su creador en sus numerosos libros de autoayuda. “La cuestión es hacer que el usuario se concentre en una planificación práctica del trabajo del día y en un establecimiento consistente de las prioridades, y sólo requiere cinco minutos diarios de planificación”. Junto con la Matriz Eisenhower y el método SMART, el método del Profesor Seiwert es uno de los métodos actuales de gestión del tiempo que tienen más éxito.
¿Cómo funciona?
Se trata de desarrollar paso a paso nuevas habilidades para la gestión del trabajo diario. La idea es tomarse un poco de tiempo, la tarde anterior o a primera hora por la mañana, de un día de trabajo. Las siglas A-L-P-E-N se corresponden con palabras alemanas para estas cinco actividades:
- A – Crear una lista de actividades (Aufgaben) con todas las tareas y las reunionesEscribe todas las actividades, incluyendo reuniones, mensajes urgentes de correo electrónico y citas con clientes.
- L – Estimar la duración (Länge) de la tareaEn el siguiente paso, tienes que asignar una duración a todas las tareas. Por ejemplo, 30 minutos para las reuniones, 15 minutos para los mensajes de correo electrónico. Así utilizas el tiempo más eficientemente y aumentas tu productividad.
- P – Planificar tiempos extra (Pufferzeiten)El elemento distintivo que incorpora la técnica del Profesor Seiwert: Tienes que dar por hecho que va a haber pérdidas de tiempo impredecibles. Siempre existe la posibilidad de una interrupción, ya sea que un compañero está enfermo o que las llamadas duran más de lo previsto. Asignamos un 20% del tiempo como duración extra, y a eso le añadimos otro 20% dedicado a actividades sociales como tomar un café o conversar con los compañeros.
- E – Establecer prioridades (Entscheidungen)Vuelve a echarle un vistazo a tu plan. ¿Es factible resolver todas las tareas en sólo el 60% de tu tiempo? ¿Cuáles de las tareas son urgentes y cuáles pueden posponerse hasta mañana? ¿Cuáles pueden delegarse? El Principio Eisenhower puede ayudarte con la priorización.
- N – Seguimiento (Nachkontrolle)Después de hecho el trabajo, comprueba si tus estimaciones han sido correctas. Este método aprovecha la experiencia obtenida. Haz los cambios que consideres necesarios y, mientras tanto, haz el plan para la mañana siguiente.
Comparando: El Principio Eisenhower, que toma su nombre del general americano y presidente de los Estados Unidos, prioriza las tareas basándose en los criterios de importancia y urgencia. La fórmula SMART combina cinco criterios que se aplican a los objetivos: Deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y puntuales.
Ventajas del Método ALPEN
- Una lista de tareas muestra tu productividad.
- Los límites y los plazos tienden a aumentar la motivación. Pierdes menos tiempo y consigues hacer más tareas.
- Los tiempos extra son de gran ayuda, especialmente en estos tiempos de agilidad y flexibilidad.
- Consigues los objetivos sobre los que realmente te has centrado. Esto significa más éxitos, menos estrés y un trabajo más relajado.
¿Qué debes tener en cuenta al utilizarlo?
Este método no está pensado para el trabajo en equipo, sino que es más aplicable a la propia gestión. Los tiempos extras del 40% suenan bien, pero a veces son puramente teóricos. A veces el trabajo es un no parar. Además, los tiempos extras son muy dependientes del sector y la categoría del puesto. Sobre todo, se requiere autodisciplina, y especialmente en cuanto a la priorización: No todo el mundo sabe tomar buenas decisiones, pero sin unas líneas claras, incluso el mejor de los métodos tiene sus límites.
¿Estás preparado para autoorganizar tu jornada laboral?, solamente necesitas tareas por hacer, estimar su duración, priorizar y realizar el seguimiento… Prepara al inicio de jornada tu mochila, comienza la escalada con seguridad y buen ritmo. Y al final de la jornada seguro que llegas a cumbre con éxito, o te has quedado a pocos metros, y al día siguiente comienza nuevamente la escalada a otro pico.
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Rosa Cabanillas, Training Consultant Manager
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